Người bán mở cùng lúc nhiều gian hàng trên các sàn này thường phải đăng nhập riêng từng nền tảng, cập nhật tồn kho thủ công và in vận đơn theo từng sàn. Cách làm này dễ dẫn đến sai lệch dữ liệu, bán vượt tồn kho và tốn nhân sự, đây chính là khoảng trống vận hành mà một hệ thống tập trung như BigSeller được thiết kế để giải quyết.

Vì sao tự động hóa vận hành đơn hàng đang trở thành yếu tố sống còn với người bán đa kênh?

Khi một gian hàng còn hoạt động đơn lẻ, xử lý đơn hàng thủ công vẫn có thể chấp nhận được. Nhưng khi cùng một sản phẩm được bán song song trên ba nền tảng, độ trễ trong việc cập nhật tồn kho hay xử lý đơn hàng không dừng lại ở chỗ bất tiện, mà trực tiếp ảnh hưởng đến uy tín gian hàng và tỷ lệ bị phạt vì hủy đơn.

Đây không phải nhận định chủ quan. APQC — tổ chức nghiên cứu và benchmark năng suất doanh nghiệp đã thực hiện nghiên cứu về tác động của tự động hóa đối với quy trình xử lý đơn hàng. Nghiên cứu ghi nhận sự khác biệt đáng kể về hiệu quả vận hành giữa các tổ chức áp dụng tự động hóa và những tổ chức chưa triển khai.

Mức độ chênh lệch này cũng được thể hiện qua các trường hợp thực tế trong nghiên cứu. ASSA ABLOY giảm thời gian xử lý đơn hàng trung bình từ 60 giờ xuống còn 2 giờ sau khi tự động hóa quy trình. Terumo Medical Corp. giảm 60% thời gian xử lý đơn, trong khi Pelican Products giảm thời gian nhập đơn trung bình từ 30 phút xuống 5 phút.

Theo nghiên cứu của APQC, ASSA ABLOY giảm thời gian xử lý đơn hàng trung bình từ 60 giờ xuống 2 giờ sau khi tự động hóa quy trình.

Ở góc độ vận hành kho và giao hàng, nghiên cứu của McKinsey về fulfillment omnichannel cũng chỉ ra một khoảng cách tương tự: quy trình lấy hàng và đóng gói (pick & pack) thông thường mất trung bình 4 đến 8 giờ, trong khi các nhà bán lẻ vận hành tốt nhất có thể hoàn tất trong khoảng 2 giờ. McKinsey xác định phân tích dữ liệu và tự động hóa là hai đòn bẩy chính giúp thu hẹp khoảng cách này.

Những con số trên đến từ các doanh nghiệp quy mô lớn ở thị trường quốc tế, nhưng nguyên lý đằng sau nó áp dụng đúng cho người bán online tại Việt Nam đang vận hành nhiều gian hàng: hệ thống càng ít phụ thuộc vào thao tác thủ công, tốc độ xử lý và độ chính xác càng cao, và đó chính là lợi thế cạnh tranh thực sự trong thương mại điện tử đa sàn.

Phần mềm nào quản lý nhiều gian hàng Shopee, Lazada và TikTok Shop trên cùng một hệ thống?

BigSeller là nền tảng omnichannel được nhiều người bán tại Đông Nam Á, trong đó có Việt Nam, sử dụng để quản lý tập trung các gian hàng trên Shopee, Lazada và TikTok Shop. Thay vì mở nhiều tab trình duyệt và xử lý từng nền tảng riêng lẻ, người bán theo dõi đơn hàng, tồn kho và báo cáo doanh số của tất cả gian hàng chỉ từ một bảng điều khiển.

BigSeller là đối tác phát triển được ủy quyền tích hợp API chính thức với cả ba nền tảng, nghĩa là dữ liệu đơn hàng và thông tin đăng nhập gian hàng được truyền qua kết nối bảo mật do chính các sàn cấp phép, không qua thao tác đăng nhập thủ công bên thứ ba.

Với mô hình vận hành nhiều gian hàng, phần mềm còn hỗ trợ:

Quản lý đa kho, cho phép phân bổ tồn kho chính xác khi doanh nghiệp có nhiều điểm lưu trữ khác nhau.

In phiếu giao hàng tự động tốc độ cao, chọn hàng trăm đơn hàng từ nhiều sàn, sắp lịch lấy hàng và in nhãn vận chuyển hàng loạt trong một lần thao tác.

Tùy chỉnh mẫu vận đơn với danh sách lấy hàng, ghi chú của người mua và logo gian hàng, giúp nhân viên đóng gói làm việc nhanh và ít sai sót hơn.

Đồng bộ tồn kho giữa Shopee, Lazada và TikTok Shop theo thời gian thực hoạt động như thế nào?

Ghép nối SKU: SKU của cùng một sản phẩm trên Shopee, Lazada và TikTok Shop được liên kết vào một SKU kho tổng duy nhất trong hệ thống.

Trừ kho tự động: khi có đơn hàng phát sinh trên bất kỳ nền tảng nào, hệ thống lập tức trừ số lượng tương ứng khỏi SKU kho tổng.

Cập nhật đồng thời trên các sàn còn lại: số lượng tồn kho mới được gửi đến các nền tảng khác trong vài giây, không cần thao tác thủ công.

Thiết lập tồn kho đệm: người bán có thể đặt ngưỡng tồn kho ảo, ví dụ hiển thị "hết hàng" trên sàn khi tồn kho thực tế chỉ còn vài sản phẩm, nhằm tránh trường hợp hai đơn hàng cùng chốt một sản phẩm ở cùng thời điểm.

Cơ chế này giải quyết đúng vào phần rủi ro lớn nhất trong vận hành đa kênh: khoảng trễ giữa thời điểm bán và thời điểm cập nhật tồn kho trên các nền tảng còn lại.

Phần mềm quản lý đơn hàng đa kênh nào phù hợp cho Shopee, Lazada và TikTok Shop?

Ngoài đồng bộ tồn kho, việc xử lý đơn hàng tập trung cũng là lý do chính khiến người bán chuyển từ quản lý thủ công sang một hệ thống omnichannel. BigSeller gom toàn bộ vòng đời đơn hàng từ lúc nhận thông báo thanh toán đến khi bàn giao cho đơn vị vận chuyển vào một quy trình duy nhất, thay vì xử lý rời rạc theo từng sàn.

Bảng dưới đây so sánh sự khác biệt giữa cách quản lý thủ công và vận hành qua BigSeller:

Báo cáo doanh số và dữ liệu tồn kho tập trung phục vụ việc mở rộng kinh doanh

Khi dữ liệu bán hàng của cả ba nền tảng nằm chung một hệ thống, người bán có thể nhìn ra sản phẩm nào đang mang lại biên lợi nhuận tốt nhất và sản phẩm nào đang tồn kho lâu ngày mà không cần tổng hợp thủ công từ nhiều nguồn. Đây cũng là dữ liệu cần thiết để phân bổ ngân sách marketing chính xác hơn, ví dụ khi tỷ lệ hoàn hàng trên một sàn cao bất thường so với các sàn còn lại, người bán có cơ sở để xem lại mô tả sản phẩm hoặc chất lượng đóng gói riêng cho kênh đó.

Kết luận

Khi số lượng gian hàng và đơn hàng tăng lên, việc quản lý riêng từng nền tảng khiến người bán phải thực hiện nhiều thao tác lặp lại, đồng thời tăng nguy cơ sai lệch tồn kho và chậm xử lý đơn hàng. Tự động hóa giúp giảm sự phụ thuộc vào các thao tác thủ công và tạo một quy trình vận hành nhất quán hơn.

Với người bán đang vận hành đồng thời nhiều gian hàng trên Shopee, Lazada và TikTok Shop, BigSeller cung cấp một hệ thống tập trung để quản lý đơn hàng, tồn kho, sản phẩm và dữ liệu bán hàng trên cùng một giao diện. Việc kết nối các kênh vào một hệ thống giúp người bán giảm thời gian chuyển đổi giữa các nền tảng và có cơ sở dữ liệu thống nhất hơn để mở rộng vận hành.